23. Mai 2024

Wichtige Tipps für die fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung und kann für Unternehmen eine zeitaufwendige und komplexe Aufgabe sein. Eine ordnungsgemäße und reibungslose Abwicklung der Lohnabrechnung ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Ich kenne das selbst und spreche aus Erfahrung. Alles manuell machen zu wollen und viele verschiedene Excel-Sheets im Einsatz zu haben, ist einfach am falschen Ende sparen. Das war eines meiner wichtigsten Learnings nach den ersten Jahren meiner Selbständigkeit.  

Für 68 % der Mitarbeitenden ist die Bezahlung der wichtigste Faktor in ihrem Arbeitsverhältnis. Mit den folgenden Tipps werdet ihr Fehler vermeiden und die Lohn- und Buchhaltung einfach umsetzen können. Eine reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt zunächst 4 relevante Aspekte: 

Richtiges Mitarbeiterdatenmanagement 

Eine genaue und vollständige Erfassung der Mitarbeiterdaten ist der Schlüssel zu einer reibungslosen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die genaue Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf die Effizienz der Abrechnungsprozesse und das Vertrauen der Mitarbeiter.  

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften  

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein kritischer Prozess in Unternehmen, der nicht nur die korrekte und rechtzeitige Auszahlung der Mitarbeitergehälter gewährleisten soll, sondern auch die Einhaltung einer Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften. Das Einhalten dieser Bestimmungen ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken und das Unternehmen vor finanziellen und reputativen Schäden zu schützen.  

Transparente Kommunikation 

Die Kommunikation von Lohn- und Gehaltsinformationen in transparenter Weise minimiert das Risiko von Missverständnissen oder Fehlinterpretationen seitens der Mitarbeiter. Daher sollten alle relevanten Informationen klar dargelegt werden. Dies verhindert mögliche Unzufriedenheit oder Frustration seitens der Mitarbeiter aufgrund falscher Abrechnungen oder unerwarteter Abzüge. 

Automatisierung der Abrechnungsprozesse 

Die Automatisierung der Abrechnungsprozesse bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter.  

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung 

Die manuelle Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Unternehmen wertvolle Zeit einsparen und ihre Ressourcen effizienter nutzen. Die Berechnung von Gehältern, Abzügen, Steuern und Zusatzleistungen kann automatisch erfolgen, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. Dies ermöglicht es den Personalabteilungen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. 

Genauigkeit und Compliance 

Die Automatisierung der Lohnabrechnung gewährleistet zudem eine hohe Genauigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Durch den Einsatz von spezialisierten Softwarelösungen können Unternehmen sicherstellen, dass Gehälter und Abzüge korrekt berechnet werden und alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.  

Eigene Verwaltung der Abrechnungsdaten 

Automatisierte Lohnabrechnungssysteme bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, auf ihre Abrechnungsdaten zuzugreifen und diese selbstständig zu verwalten. Durch die Bereitstellung von Online-Portalen oder mobilen Apps können Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerinformationen und andere relevante Daten jederzeit einsehen. Ich kenne es selbst von meinem Unternehmen. Immer wieder kommenden Mitarbeitende auf mich zu und fragen nach ihren Gehaltsabrechnungen von vor einem Jahr. Meist dann, wenn die Steuererklärung gemacht werden muss und die physischen Gehaltszettel nicht mehr auffindbar sind. 

Kostenersparnis 

Die Automatisierung der Lohnabrechnung kann langfristig zu erheblichen Kostenersparnissen führen. Obwohl zunächst Investitionen in die entsprechende Software und Schulungen erforderlich sind, können Unternehmen langfristig von reduzierten Personalkosten und geringerem Verwaltungsaufwand profitieren.  

Skalierbarkeit und Flexibilität 

Automatisierte Lohnabrechnungssysteme bieten Unternehmen die Möglichkeit, flexibel zu wachsen und sich schnell an Veränderungen anzupassen. Bei Expansionen oder Umstrukturierungen können neue Mitarbeiter nahtlos in das System integriert werden, während Änderungen bei Gehältern oder Zusatzleistungen effizient verwaltet werden können.  

Lohnabrechnung in Echtzeit und per Knopfdruck 

Wer Fehler vermeiden und Mitarbeiter:innen nicht unnötig verärgern möchte, sollte auf eine HR-Software zurückgreifen. Diese ist einfach und intuitiv bedienbar, berücksichtigt gesetzliche Bestimmungen und die Ergebnisse sind meist per Knopfdruck einsehbar. Personio bietet beispielsweise eine Lohn- und Gehaltsabrechnung in Echtzeit, die alle relevanten Compliance-Bestimmungen und Daten berücksichtigt.  Was mir hier besonders gefällt, ist die Möglichkeit zu skalieren und nicht alles wieder neu „anfassen“ zu müssen.

Fazit 

Eine entspannte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist von großer Bedeutung für Unternehmen, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Effizienz zu steigern. 

Beachtet, es handelt sich hierbei um bezahlte Werbung. Ich selbst teste das Tool aktuell für eine neue Firma und werde unabhängig weitere Erfahrungen gerne mit euch teilen.

Thomas Ottersbach

Thomas Ottersbach ist geschäftsführender Gesellschafter der PageRangers GmbH. Seit über 20 Jahren ist er im Online-Business aktiv und hat verschiedene Unternehmen erfolgreich aufgebaut und veräußert. Er ist zudem Herausgeber/Produzent des beliebten SEO Podcasts (www.seosenf.de). Mit dem Podcast "Digitales Unternehmertum" gibt er nicht nur seine eigenen Erfahrungen als Unternehmer weiter, sondern durch die vielen Interview-Gäste gibt es für die Zuhörer:innen maximale Inspiration und Wissenstransfer rund um die digitale Welt. Seit einiger Zeit dreht sich mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI) das digitale Businessrad weiter. Auch hier ist Thomas Experte und hat ein eigenes Unternehmen in diesem Bereich aufgebaut.

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