28. November 2023

Aufgaben- und Selbstmanagement – Learnings, Umsetzung und weitere Entwicklung #446

In den vergangenen Jahren habe ich immer wieder hier im Podcast verschiedene Aufgaben- und Selbstmanagement Methoden vorgestellt. Über die Jahre hat sich so einiges entwickelt und ich habe unterschiedliche Werkzeuge der Methoden für mich übernommen und in meinen Arbeitsalltag integriert.

In der heutigen Podcast-Episode möchte ich euch einen Überblick geben, mit welchen Methoden ich mich genau beschäftigt habe und was ich von diesen Methoden übernommen habe bzw. auch nicht übernommen habe.

In einer Welt, die von ständiger Ablenkung, einem hohen Arbeitsaufkommen und einem immer volleren Terminkalender geprägt ist, wird die effektive Nutzung unserer Zeit zu einer immer größeren Herausforderung. Zeit- und Selbstmanagement-Methoden bieten Lösungen, um dem Chaos entgegenzuwirken und unser Leben produktiver und erfüllter zu gestalten. Indem wir uns bewusst mit der Art und Weise befassen, wie wir unsere Zeit verwalten und uns selbst organisieren, können wir unseren Alltag effizienter gestalten, Stress reduzieren und unsere Ziele erfolgreich erreichen.

elbstmanagement, eng verbunden mit Zeitmanagement, bezieht sich auf die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, zu motivieren und den Fokus auf das Wesentliche zu richten. Es geht darum, unsere Gewohnheiten, Prioritäten und Energieniveaus zu verstehen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Selbstmanagement-Methoden helfen uns, unsere Zeit effektiv einzuteilen, Pausen und Erholungsphasen einzubauen und uns auf unsere Stärken und Ziele zu konzentrieren. Durch ein bewusstes Selbstmanagement können wir unseren Arbeitsfluss verbessern und eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten.

Zeit- und Selbstmanagement-Methoden sind nicht nur für berufliche Ziele relevant, sondern haben auch positive Auswirkungen auf unser persönliches Leben. Indem wir unsere Zeit besser organisieren, schaffen wir Raum für Hobbys, persönliche Entwicklung und Qualität der zwischenmenschlichen Beziehungen.

Schauen wir uns zunächst einmal die unterschiedlichen Methoden an.

Getting Things Done Methode

Die Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen habe ich bereits seit vielen Jahren im Einsatz. Für mich die sinnvollste Methode, um meine Aufgaben zu organisieren.

Die Getting Things Done Methode basiert auf dem Prinzip, dass unser Verstand am besten genutzt wird, wenn er frei von unnötigen Informationen und Verpflichtungen ist.

Die Methode besteht aus einer systematischen Herangehensweise an die Organisation von Aufgaben, Projekten und Ideen, um einen klaren Überblick über alle Verpflichtungen zu erhalten und sie effizient zu bearbeiten. Sie umfasst fünf Kernprinzipien:

  1. Erfassen: Alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen werden in einem externen System erfasst, das als „Eingangskorb“ dient. Dadurch wird der Verstand entlastet und es geht nichts verloren.
  2. Ordnen: Die erfassten Elemente werden regelmäßig überprüft und in Kategorien eingeteilt, wie zum Beispiel Projekte, einzelne Aufgaben oder Informationen, die später benötigt werden.
  3. Erledigen: Die Entscheidungen über die nächsten Schritte werden auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und der Prioritäten getroffen. Dabei wird darauf geachtet, dass die Aufgaben kontextbezogen und realistisch sind.
  4. Überwachen: Es erfolgt eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Aufgabenliste, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird und dass alle Projekte und Verpflichtungen im Blick bleiben.
  5. Abschließen: Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie als erledigt markiert und aus dem System entfernt. Dies schafft Klarheit und ermöglicht es, den Fokus auf die aktuellen und wichtigsten Aufgaben zu richten.

Die GTD-Methode von David Allen bietet eine strukturierte Herangehensweise an das Arbeitsmanagement und hilft dabei, Überlastung, Stress und das Gefühl der Überforderung zu reduzieren. Indem sie klare und systematische Schritte für die Organisation und Bearbeitung von Aufgaben bereitstellt, ermöglicht sie es den Anwendern, ihre Produktivität zu steigern, Prioritäten zu setzen und ihre Ziele effektiv zu erreichen.

Im Podcast berichte ich, wie ich die GTD Methode für mich modifiziert habe. Um wirklich von überall aus meine Gedanken und Aufgaben erfassen zu können, nutze ich Notion sowie die App Braintoss, damit ich auch aus dem Auto oder spontan auch Audiomessages verwenden kann.

Alpen Methode

Die Alpen-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die entwickelt wurde, um effektives Arbeiten und eine strukturierte Herangehensweise an Aufgaben zu fördern. Benannt nach den Alpen als Symbol für klare und erreichbare Ziele, basiert diese Methode auf der Idee, große Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Schritte aufzuteilen. Durch die Konzentration auf eine Aufgabe nach der anderen und das Festlegen von festen Zeitblöcken für die Arbeit ermöglicht die Alpen-Methode eine höhere Produktivität und eine bessere Fokussierung. Sie hilft dabei, Aufgaben effizient zu erledigen, Hindernisse zu überwinden und Fortschritte zu machen, indem sie den Arbeitsprozess in klar definierte Etappen unterteilt.

Die Buchstaben A L P E N stehen für folgende Aspekte:

  • Aufgaben aufschreiben
  • Länge einschätzen
  • Pufferzeit einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrollieren

Mit dieser Methode habe ich mich auch längere Zeit beschäftigt. Wieso ich mit dieser Methode nicht so warm geworden bin und andere Methoden bevorzugt einsetze, erfahrt ihr im Podcast.

Parkinsonsche Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass die Arbeit in dem Maße wächst, wie die Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Diese Theorie wurde vom britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson aufgestellt. Das Gesetz besagt, dass Menschen dazu neigen, ihre Arbeit auf die verfügbare Zeit auszudehnen, unabhängig von der tatsächlichen Komplexität oder Menge der Aufgaben. Mit anderen Worten: Wenn für eine Aufgabe mehr Zeit zur Verfügung steht, wird diese Zeit oft ineffizient genutzt und die Aufgabe zieht sich unnötig in die Länge.

Das Parkinsonsche Gesetz verdeutlicht die Tendenz, dass Prozesse und Projekte sich oft aufblähen, wenn ihnen mehr Zeit zugewiesen wird als erforderlich. Es weist darauf hin, dass es wichtig ist, klare Zeitvorgaben und realistische Fristen für Aufgaben zu setzen, um eine effiziente Arbeitsweise zu fördern. Durch bewusstes Setzen von Zeitlimits kann man dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Das Parkinsonsche Gesetz dient als Erinnerung daran, dass Zeit ein begrenztes Gut ist und dass effektives Zeitmanagement eine zentrale Rolle für eine effiziente Arbeitsweise spielt.

Aus Erfahrung kann ich das nur bestätigen und ich experimentiere bewusst mit unterschiedlichen Herangehensweisen. Nicht nur bei mir selbst, sondern auch bei meinem Team. Warum ich oftmals überrascht bin, erfahrt ihr ebenfalls im Podcast.

Pomodoro Methode

Auch die Pomodoro-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die entwickelt wurde, um die Produktivität zu steigern und die Konzentration zu verbessern. Benannt nach der italienischen Bezeichnung für „Tomate“, basiert diese Methode auf der Verwendung eines einfachen Küchenweckers in Form einer Tomate. Die Methode besteht aus dem Arbeiten in kurzen, konzentrierten Zeitblöcken, die als „Pomodoros“ bezeichnet werden.

Ein typischer Pomodoro-Zyklus besteht aus 25 Minuten ununterbrochener Arbeit, gefolgt von einer kurzen Pause von 5 Minuten. Nachdem vier Pomodoros abgeschlossen wurden, wird eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten eingelegt.

Die Pomodoro-Methode hilft dabei, die Zeit effektiv zu nutzen, indem sie eine klare Struktur und Fokussierung bietet. Darüber hinaus ermöglicht die Methode eine bessere Zeiteinschätzung und hilft dabei, den Fortschritt bei der Arbeit zu verfolgen.

Die Pomodoro-Methode kann für verschiedene Arten von Aufgaben und Projekten angewendet werden und hat sich besonders für die Bewältigung von Aufgaben mit hoher Konzentration und Fokus als wirksam erwiesen. Sie bietet eine einfache und effektive Strategie, um die Arbeitszeit zu strukturieren und die Produktivität zu maximieren.

Anders als die GTD Methode werden Aufgaben bei der Promodoro Methode priorisiert und Arbeitsintervalle definiert, um die Aufgabe zu erledigen. Die Vorgehensweise ist insgesamt differenziert aufgebaut:

  1. Schritt 1: To Do-Liste mit Aufgaben erfassen
  2. Schritt 2: Aufgaben priorisieren und ungefähres Zeitfenster für die Aufgabe definieren

Die eigentliche Umsetzung sieht dann vor, dass man sich eine Aufgabe, die zuvor priorisiert wurde, vornimmt und dann folgende Planung vornimmt:

  1. Zuvor priorisierte Aufgabe(n) auswählen
  2. Teilabschnitte der Aufgabe kurz aufschreiben und die Umsetzung planen
  3. Timer auf 25 Minuten einstellen und mit der Umsetzung dann starten
  4. Klingelt der Timer, abhaken, was von den Teilaufgaben bereits geschafft wurde und dann
  5. eine 5-minütige Pause einlegen
  6. Wenn du dann vier Pomodori erreicht hast, mache eine weitere Pause von 30 Minuten

Ich finde die Pomodoro Methode sehr gut, wenngleich sie nicht für jede Art der Aufgaben umsetzbar ist. Denn nicht immer stehen so viele Zeitfenster im Arbeitsalltag zur Verfügung, wo man über mehrere Stunden, mit Pausen, fokussiert und ohne gestört zu werden, arbeiten kann. Mehr dazu und wie ich damit umgehe, gibt es im Podcast.

Wenn ich mich fokussieren möchte, setze ich in der Praxis auf den „Tomato Timer„, den man direkt im Browser kinderleicht nutzen kann.

Fazit

Wie ihr sicherlich erahnen könnt, nutze ich verschiedene Aspekte der jeweiligen Methoden. Über Jahre habe ich so eine Umsetzung für mich entwickelt, die es mir hilft produktiver zu sein. Auch in Zukunft werde ich für weitere Methoden offen sein, diese testen und meine Learnings daraus ziehen. Gerne gebt mir Feedback über eure Selbstmanagement-Methoden und lasst uns gerne auch in den Austausch gehen.

Euer Feedback an mich!

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Thomas Ottersbach

Thomas Ottersbach ist geschäftsführender Gesellschafter der PageRangers GmbH. Seit über 20 Jahren ist er im Online-Business aktiv und hat verschiedene Unternehmen erfolgreich aufgebaut und veräußert. Er ist zudem Herausgeber/Produzent des beliebten SEO Podcasts (www.seosenf.de). Mit dem Podcast "Digitales Unternehmertum" gibt er nicht nur seine eigenen Erfahrungen als Unternehmer weiter, sondern durch die vielen Interview-Gäste gibt es für die Zuhörer:innen maximale Inspiration und Wissenstransfer rund um die digitale Welt. Seit einiger Zeit dreht sich mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI) das digitale Businessrad weiter. Auch hier ist Thomas Experte und hat ein eigenes Unternehmen (contentpipe.io) in diesem Bereich.

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