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Die Buchhaltung ist für viele KMUs ein leidiges Thema. Wie wichtig aber dieser Tage der schnelle Zugriff auf Finanzdaten ist, habe ich im Podcast Nr 318 mit Jörg Roos bereits besprochen. In dem Podcast ging es um die Fragestellung, wie digital der Finanzbereich in einem Unternehmen heutzutage sein sollte. Wer den Podcast noch nicht gehört haben sollte, hört gerne rein.
In der heutigen Podcast Episode möchte ich mit euch über die automatisierte Buchhaltung sprechen und wie ich in meinen Unternehmen damit umgehe. Grundsätzlich gibt es in der Buchhaltung, je nach Firmengröße, unterschiedliche Prozesse und Aufgaben, die einfach immer wieder vorkommen. Häufig sind es genau diese Dinge, die unnötig Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise Belege ablegen und verbuchen, Reise- und Spesenabrechnungen, Gehaltsabrechnungen oder einfach das Erstellen von Rechnungen und Mahnungen. Für viele dieser Tätigkeiten gibt es klar definierte Prozesse und Regeln. Einige dieser Prozesse kann man eben automatisieren.
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Vorteile der automatisierten Buchhaltung
Wenn wir auf die Automatisierung der Buchhaltung blicken, sollten wir uns auch die Vor- und Nachteile anschauen bzw. drauf eingehen. Fangen wir mit den Vorteilen an, die die automatisierte Buchhaltung mitbringt.
- Immer wiederkehrende Prozesse können automatisiert werden
- Es entsteht eine enorme Zeitersparnis, da zum Teil zeitraubende Aufgaben wegfallen
- Geringere Fehlerquote, da Mitarbeiter nur noch in wenigen Fällen eingreifen müssen und ansonsten viel von der Software erledigt wird.
- Mitarbeitermotivation und Fokus auf das Wesentliche wird gesteigert, da monotone Tätigkeit eben wegfallen
- Per Knopfdruck können Ergebnisse geliefert werden.
- Die Buchhaltung kann papierloser umgesetzt werden
Nachteile der automatisieren Buchhaltung
- Mitarbeiter müssen geschult werden, um Software richtig zu bedienen und in den Fällen dann nur noch aktiv zu werden, die nicht über die Automatisierungen umgesetzt werden können
- Bei komplexeren Geschäftsvorfällen muss ein Mitarbeiter manuell eingreifen und in der Software das Problem lösen
- Sollte es Probleme bei der Belegerkennung geben, muss ebenfalls aktiv eingegriffen werden
- Automatisierungen müssen in die Prozesskette eingebettet werden
Insgesamt überwiegen aber die Vorteile und mit ein wenig Übung, werden die Mitarbeiter oder ihr selbst, wenn ihr als KMU die Buchhaltung selbst umsetzt, mit dem jeweiligen Buchhaltungstool schon umgehen können.
Was kann in der Buchhaltung automatisiert werden?
Es gibt unterschiedliche Prozesse, die sich in der Buchhaltung für die Automatisierung eignen. Schauen wir, welche Möglichkeiten es heutzutage gibt. Am Ende des Podcasts gehe ich zudem explizit darauf ein, wie ich die Buchhaltung in meinen beiden Firmen umsetze.
Sortieren von Belegen
Mittlerweile sind viele Buchhaltungsprogramme in der Lage, Belege aus verschiedenen Quellen zu sammeln und automatisch mit Zahlungen zu verknüpfen. Sollte ein Beleg nicht zugewiesen werden können, wird dieser entsprechend markiert und kann dann händisch angegangen werden. Gleiches gilt auch für offene Rechnungen, die meist mit einem Klick dann simpel durch die Anbindung an das Online Banking verknüpft und direkt bezahlt werden können. Das erspart eine Menge Aufwand und erleichtert die Sortierung und Bearbeitung der Belege extrem.
Belege einscannen
Eine dieser Quellen sind beispielsweise mobile Devices. Als ich noch vor Corona auch schon mal das ein oder andere Mal unterwegs bei Kunden vor Ort war, habe ich immer wieder Spesen oder andere Belege in die Buchhaltung überführen müssen. Viele der Buchhaltungslösungen bieten mittlerweile auch die direkte Weiterverarbeitung per Handy an. Beleg einfach einscannen und euer Buchhaltungsprogramm, sollte den Beleg dann direkt für eine passende Belegkategorie vorgeschlagen.
Wer nicht auf das mobile Scannen angewiesen ist, kann dann auch einen klassischen Dokumentenscanner nehmen. Ich nutze den Scan Snap ix 1500 mittlerweile, der wirklich für die meisten Anforderungen einen sehr guten Job macht.
UST-Voranmeldung
Wer seine UST Voranmeldung direkt beim Finanzamt einreichen möchte, auch kein Problem. Auch sowas kann mit einem Klick umgesetzt werden. Wir selber machen das nicht, da wir unseren Steuerberater haben, der die finalen Buchungen und Übertragungen an die Behörden für uns übernimmt.
Datenübergabe
Nein, Pendelordner sind nicht mehr gewünscht und absolut ein Produktivitätskiller. Ich erinnere mich noch gut an die Zeiten, wo ich einmal im Monat meine Buchhaltung im Ordner zum Steuerberater gebracht habe. Der war rund 15 Autominuten entfernt und es war meist an einem Sonntag, spät abends, wenn ich die Buchhaltung fertig gemacht habe. Heute läuft das völlig anders und es werden alle Daten per Knopfdruck an unseren Steuerberater übergeben. Dieser bekommt alle Daten in digitaler Form und kann Belege dann auch wesentlich schneller weiter verarbeiten. Der Export kann auch direkt an die DATEV erfolgen, bei uns übernimmt das der Steuerberater.
Zahlungserinnerungen / Mahnungen
Auch hier kann die automatisierte Buchhaltung extrem für Erleichterung sorgen und automatisch auch Zahlungserinnerungen per eMail oder Post versenden. Wir haben bei PageRangers einen weiteren Automatisierungsschritt und senden die 2. Mahnung per Post zusätzlich raus. Hier werden die Dokumente per Knopfdruck an einen Dienstleister übermittelt, der dann den Druck und den Versand für uns übernimmt. Normalerweise senden wir Rechnungen ausschließlich per eMail raus. Als PDF und unsere Kunden haben jederzeit Zugriff über ihren Account.
Wie setze ich die Buchhaltung um?
In meiner kleinen Beratungsboutique nutze ich Sevdesk und die meisten zuvor genannten Automatisierungshilfen. Bei PageRangers haben wir alles selbst entwickelt, da wir monatlich extrem viele Rechnungen versenden und so einfach auf Automatisierungen angewiesen sind. Die Buchhaltung kostet uns wegen der Automatisierung pro Monat ein paar Stunden Arbeit. Zeit, die wir dann für das Wesentliche einsetzen können. Ansonsten übergeben wir alle Daten online unserem Steuerberater und es muss keinerlei Beleg ausgedruckt werden. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern sorgt auch für geringere Kosten, da der Steuerberater die Daten teilweise ebenfalls automatisiert verarbeiten und buchen kann.
Fazit
Mithilfe der automatisierten Buchhaltung können grundsätzlich viele Standardprozesse selbstständig verarbeitet werden. Was die Zukunft angeht, werden wir denke ich noch einige Innovationen in diesem Bereich sehen. Insgesamt hilft die Automatisierung der Buchhaltung, dass Mitarbeiter mehr Zeit für wesentliche Dinge aufbringen können und zum Teil auch erheblich Zeit und somit Kosten eingespart werden können.
Habt ihr Fragen oder Anregungen zum Thema oder Podcast?
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